Kompetenz- und Qualifikationsmanagement

Der komplette Qualifikations-Lebenszyklus

Von der Konfiguration über Nachweis und Validierung bis zu Kursempfehlung, Anwesenheitskontrolle, Geräteeinweisungen und Berichtswesen – alles in Odoo, mit optionalem Strahlenschutz-Modul.

QUALIMA

Qualifikations- und Kompetenzmanagement

Echte Einblicke aus dem System – vom Admin-Setup bis zum Mitarbeiter-Portal.

Qualifikationen & Kompetenzen konfigurieren

Legen Sie zentral fest, welche Qualifikationen in Ihrem Betrieb gelten und aus welchen einzelnen Kompetenznachweisen sie bestehen. Jede Qualifikation verknüpft Name, zugeordnete Berufe und die zu erbringenden Kompetenzen – die fachliche Grundlage für alle Soll/Ist-Vergleiche. So bilden Sie gesetzliche Fachkunde-Anforderungen strukturiert und wiederverwendbar ab.

Kompetenzarten, Berufsgruppen & Abteilungen

Ordnen Sie Nachweistypen als Kompetenzarten (Fachkunde-, Sachkunde-, Spezialkurse), definieren Sie Berufsgruppen mit ihren Berufen und bilden Sie Ihre Organisationsstruktur in Abteilungen ab. Qualifikationen werden über die Berufe automatisch den passenden Mitarbeitenden zugewiesen. Jede Abteilung erhält einen oder mehrere zuständige Qualifikationsmanager für die Validierung.

Mitarbeiter & Qualifikationsstatus (Soll/Ist)

Im Mitarbeiterprofil sehen Qualifikationsmanager auf einen Blick, welche Kompetenzen erfüllt sind und welche noch ausstehen. Der Tab „Qualifikationsstatus" zeigt den Gesamtstand jeder Person mit farbigen Statusanzeigen. So behalten Sie Fristen und Handlungsbedarf für ganze Abteilungen zentral im Griff.

Zertifikate & Validierungsprozess

Jedes hochgeladene Zertifikat startet als Entwurf und durchläuft einen sicheren Validierungsprozess: Mitarbeitende reichen ihren Nachweis zur Prüfung ein, der Qualifikationsmanager prüft Dokument und Daten und validiert oder lehnt ab. Das verhindert Missbrauch und schafft eine belastbare, nachvollziehbare Nachweiskette. Perioden-basierte Zertifikate erneuern sich automatisch für die nächste Gültigkeitsperiode.

Kurse & automatische Empfehlungen

Verknüpfen Sie Kursangebote mit Kompetenzen – das System empfiehlt jedem Mitarbeitenden automatisch nur die relevanten Kurse: für fehlende Erstqualifikationen sowie für ablaufende oder abgelaufene Nachweise. Läuft ein Zertifikat aus, geht automatisch eine E-Mail mit passenden Kursen, Startdaten und Buchungslinks raus. Auffrischungskurse werden dabei gezielt von Erstqualifikationen unterschieden.

Zertifikate per QR-Code vergeben

Vergeben Sie bei Schulungen und Unterweisungen Zertifikate ohne manuelles Hochladen: Aus einer Zertifikat-Vorlage generieren Sie einmalige Token, drucken die QR-Codes als PDF und verteilen sie an die Teilnehmenden. Jeder scannt seinen Code und erhält sofort ein validiertes Zertifikat im eigenen Profil. Einmalige Token und QM-Bindung sorgen für volle Kontrolle.

Mitarbeiter-Self-Service im Portal

Mitarbeitende sehen im übersichtlichen Dashboard ihre Qualifikationen, Kompetenzen und Gültigkeiten und laden Nachweise selbst hoch – ganz ohne Backend-Zugang. Über farbige Statusanzeigen erkennen sie sofort, wo Handlungsbedarf besteht, und reichen Zertifikate mit wenigen Klicks zur Validierung ein. Das entlastet die Qualifikationsmanager, ist aber optional.

Teilnehmerlisten & Sammel-Einweisung

Haben mehrere Mitarbeitende dieselbe Schulung absolviert, hinterlegen Sie den Nachweis für alle auf einmal: Mitarbeitende auswählen, ein Dokument hochladen – das System erstellt automatisch für jeden ein validiertes Zertifikat. Bestehende angeforderte Zertifikate werden dabei erkannt und dublettenfrei zusammengeführt. Statt vieler Einzelvorgänge genügt ein Upload.

Berichtswesen & Onboarding-Automatik

Alle Zertifikate und Qualifikationen lassen sich filtern, gruppieren und als XLSX oder CSV exportieren – für schnelle, strukturierte Auskunft bei Behördenprüfungen. Farbige Status-Badges geben jederzeit den Gesamtüberblick. Konfigurierbare Onboarding-Umfragen weisen neuen Mitarbeitenden zudem automatisch Berufsgruppe, Abteilung und erforderliche Qualifikationen zu.

CAFM × QUALIMA

Medizintechnik & Geräteeinweisungen

Die Verwaltung der Medizintechnik im Krankenhaus ist nahtlos mit dem Kompetenzmanagement verknüpft: Eine Geräteeinweisung wird automatisch zum Qualifikationsnachweis – Kursverwaltung, Unterweisungen für Medizinprodukte und technische Untersuchungen (Wartung) greifen in einem System ineinander.