Warum digitale Unterschriften?

Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) gehören zum Alltag vieler Unternehmen. Mit dem Odoo Sign-Modul digitalisieren Sie diesen Prozess vollständig.

In Kombination mit dem Documents-Modul landen unterschriebene Dokumente automatisch im richtigen Ordner.

Schritt 1: Ordnerstruktur anlegen

Erstellen Sie im Documents-Modul eine sinnvolle Ordnerstruktur:

1. Öffnen Sie Dokumente im Hauptmenü
2. Erstellen Sie einen Ordner Verträge
3. Erstellen Sie darin einen Unterordner NDAs

Schritt 2: Signatur-Vorlage erstellen

2a) PDF hochladen und Vorlagen-Einstellungen öffnen

Laden Sie Ihr NDA-Dokument als PDF hoch. Klicken Sie dann auf das Zahnrad-Symbol neben dem Vorlagennamen, um die Einstellungen zu öffnen.

2b) Dokumentordner festlegen

Setzen Sie das Feld Dokumentordner auf den gewünschten Zielordner – in unserem Fall NDAs. Hier landen die unterschriebenen Dokumente automatisch.

2c) Signaturfelder platzieren

Ziehen Sie die gewünschten Felder (Unterschrift, Name, Datum etc.) per Drag & Drop auf das Dokument. Jedes Feld wird einem Unterzeichner zugeordnet.

Schritt 3: Signaturanfrage versenden

1. Klicken Sie auf Senden
2. Wählen Sie den Empfänger
3. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zur digitalen Unterschrift

Schritt 4: Automatische Ablage

Nach der Unterschrift passiert automatisch:

• Das unterschriebene PDF wird im Ordner NDAs abgelegt
• Ein Abschlusszertifikat wird gespeichert
• Alle Beteiligten erhalten eine Bestätigung

Fazit

Mit Odoo Sign + Documents sparen Sie Zeit und reduzieren Fehler. Alles landet automatisch dort, wo es hingehört.

Kontaktieren Sie uns – wir helfen bei der Konfiguration.